javiercorella's Blog

thinking about art & innovation

Breves consejos para presentaciones en público

javiercorellablog hablar en publico2smallLlevo mucho tiempo explicando a ponentes con mucho nivel de conocimiento cómo transmitirlo en sus intervenciones en público. No todo es tan fácil como presentarse ante un auditorio y contar lo que se sabe. En esta página quería contar sucintamente unas normas que doy habitualmente, a quién me escucha, para garantizar el éxito de sus presentaciones.

La presentación es para contar algo importante

Primero considerar que una presentación es un caso concreto de un proceso de comunicación en el que el emisor tiene un tiempo acotado, el tema a tratar también está pactado y el receptor no puede, generalmente, responder verbalmente.

Por eso es fundamental saber qué es  lo que queremos contar. En definitiva lo importante es conocer el objetivo de la presentación.

Diseñar la “puesta en escena”

Para diseñar la “puesta en escena” más adecuada a la presentación o conferencia tenemos que tener claros algunos puntos:

  • Como hemos dicho lo qué vamos a contar (objetivo)
  • Número de personas en la audiencia. Lo que tenemos que considerar si la presentación es a una persona, a un grupo pequeño en torno a una mesa o ante un  auditorio mayor en el que haya un escenario para la presentación.
  • Formato del evento. La cosa es saber el contexto en el que se producirá la presentación. Puede ser una conferencia en un actoIMG_7226 oficial, un evento en el que intervengan varios ponentes o una presentación a una empresa cliente en una sala de reuniones.
  • Si habrá preguntas. El final de la conferencia puede incluir preguntas del auditorio. Hay que prepararlas igual que el resto de la presentación. Será más probable que haya preguntas en una reunión pequeña, que además serán más directas y difíciles. En eventos grandes si hay o no preguntas se sabrá de antemano. Serán menos y más fáciles de contestar.
  • Saber los medios con los que se cuenta. Hay que tener claro cómo será la presentación. Si es en una sala de juntas posiblemente haya que preparar copias en papel y proyectar en una pantalla de plasma. En algún caso habrá que usar un proyector que incluso tengamos que llevar. En grandes eventos tendremos que usar los medios que ofrezca la organización. Habrá que saber si la presentación se hace un atril o sentados en una mesa.
  • Tiempo de la intervención. Es una variable clave para preparar una presentación eficaz. Toda la conferencia, los medios de soporte y la puesta en escena se tienen que adaptar al tiempo de que se dispone para contar el mensaje que se quiere transmitir (objetivo de la presentación)

¿Cuál el medio adecuado para comunicar y qué elementos de apoyo uso?

Puesta en escenaEn los últimos tiempos, sobre todo en las presentaciones profesionales, se ha institucionalizado las conferencias con el apoyo de “powerpoints”. En mi opinión esto es un error. El proceso de preparación se centra en preparar el apoyo en vez de centrarse en el objetivo de la presentación. De hecho se le suele llamar presentación al power-point en vez de hacerlo al hecho de dar la charla o conferencia. Lo veo continuamente, se fija una fecha para dar la conferencia y el ponente se lanza de cabeza al programa informático para preparar la presentación en powerpoint. Horas y horas escribiendo, matizando, corrigiendo, centrado en el contenido del material de apoyo y olvidándose del público.

Entonces cómo elegir la forma de hacer la presentación. Daré algunas recomendaciones. Vamos a distinguir entre el discurso, lo que va a decir el ponente, y los elementos en los que se apoyará.

El discurso

El discurso es lo que el ponente va a contar puede tenerlo en la cabeza o escrito en un papel. La decisión depende de cada persona pero sobretodo de los elementos que hemos enumerado en el apartado de la puesta en escena.

Es muy importante que con independencia de cómo materializar la conferencia tengamos clara la idea principal de la presentación y las ideas complementarias. El contenido tendrá que tener tres partes:

  • La introducción para presentar el tema, el ponente y captar la atención del auditorio
  • El desarrollo de la presentación con la exposición de datos, hechos y opiniones que se quieren transmitir
  • La conclusión, para resumir y reafirmar el núcleo del mensaje y el objetivo de la intervención. En ciertos casos el objetivo puede ser conseguir un pedido u otra cosa.

Elegir los elementos de apoyo

No hay una regla única para elegir los elementos con los que apoyar el discurso. Podemos escogerlos teniendo en cuenta algunos aspectos:

  • Qué vamos a contar (objetivo). Si vamos  hablar sobre algo concreto, como un producto o un proyecto tangible, por ejemplo una calle que se va a reformar o una empresa que se va a crear, lo mejor es enseñar el propio producto o una foto o un plano. Si vamos a hablar sobre ideas, conceptos, lo mejor es hablar sin ningún apoyo externo. Usar sólo palabras. También podemos usar fotos o imágenes que nos evoquen las ideas o conceptos que estamos presentando.
  • Número de personas en la audiencia. Si la presentación es para pocas personas, el ponente puede llevar un esquema con las ideas a transmitir o saberlas de memoria. No se puede llevar escrito un discurso. Cuando estamos ante un gran auditorio el orador puede llevar escrito un esquema de la intervención o el texto completo. Esto último es mejor si uno no se siente seguro.
  • Preguntas. Se pueden preparar datos, fotos, recortes de prensa u otros elementos de apoyo para responder a las preguntas que podemos intuir a priori que nos pueden hacer.
  • Saber los medios con los que se cuentan. Muchas veces no se puede elegir. Hay que usar lo que se tiene. Pero es bueno saberlo de antemano y adaptar la presentación a ellos.
  • Tiempo de la intervención. Si tenemos tiempo podemos sofisticar los elementos en los que nos apoyamos pero si no es mucho mejor contar sólo con la palabra.

Se puede consultar ejemplos de presentaciones en Ted

Algunos elementos de apoyo

  • Ordenador con un programa de presentaciones como Powerpoint (y otros). Esta es la herramienta de apoyo más utilizada. Microsoft da unas recomendaciones generales muy útiles para utilizarlos.
  •  Uso de vídeos Este elemento es muy útil porque permite trabajar con el mensaje sin la presión del tiempo y con la posibilidad de volver a grabar. En el siguiente vídeo vemos cómo hacer una presentación eficaz y a la vez comprobar lo útil de este formato. http://www.youtube.com/watch?v=zL-GKEkOlMc. El autor es  José Hermida quién conoce bien cómo comunicar.
  • Carteles (en diferentes tamaños) como en las presentaciones de las agencias de publicidad
  • Pizarras y flipcharts
  • Corpóreos o maquetas

Preparación de la presentación

OLYMPUS DIGITAL CAMERALa presentación tiene que elaborarse con tiempo,  no se puede improvisar. Hay una tendencia a preparar la presentación el día anterior usando un powerpoint que se llena de información y que se repasa apresuradamente para aumentar todavía más el contenido. No se suele prestar mucha atención a ponerse en el lugar del destinatario de la comunicación, pero esa es la clave de que nuestra presentación sea un éxito.

Importancia de la imagen

Sea cual sea el tema o la forma en que lo presentemos, debemos usar las imágenes. Por mucha descripción que usemos es mejor usar una foto. Se tenemos oportunidad usemos un vídeo. Grabado por nosotros o un enlace a Youtube.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: